Praktycznie w każdej firmie na co dzień przewijają się faktury i inne tego typu dokumenty. Wystawianie klasycznych faktur papierowych może zajmować dużo czasu. Nic więc dziwnego, że tak wiele firm stawia na elektroniczne wersje. Przepisy prawne wskazują, że wystawianie e-faktur jest bezpieczne i sprawne. Czym wyróżnia się e-faktura? Jakie zalety warto poznać? Co jest najważniejsze?
Faktura elektroniczna
E-faktura to elektroniczny dokument, który posiada wszelkie cechy tradycyjnej faktury wystawianej w papierowej wersji. W tym wypadku jednak dokument tworzymy w formie cyfrowej i przekazujemy w licznych formatach elektronicznych. Najciekawszym formatem jest XML, który przechowuje dane i ułatwia ich zautomatyzowanie. Często spotykane są też formaty PDF, pozwalające na sprawne drukowanie i przesyłanie dokumentów. Jakie dokumenty można wystawić w elektronicznej formie? Przykładami są:
- faktury VAT,
- noty korygujące,
- faktury korygujące,
- duplikaty faktur.
Znaczenie ma fakt, że elektroniczna faktura na taką samą moc prawną, jak papierowa wersja. To podstawowy dokument księgowy, który potwierdza dokonanie transakcji. Pojęcie elektronicznej faktury jest wskazane w Ustawie o VAT.
Przechowywanie e-faktur
Jak przechowywane są elektroniczne faktury? Odpowiedzi na to pytanie nie znajdziemy w Ustawie o VAT. Decyzja o przechowywaniu e-faktur jest zatem zależna od przedsiębiorcy. Właściciel firmy może faktury drukować lub archiwizować wiadomości e-mail z elektronicznymi dokumentami. Podatnik nie musi także przechowywać faktur do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. Każde przedsiębiorstwo wie doskonale, że bezpieczniej jest dysponować elektroniczną fakturą. Papierowe wersje mogą łatwo ulec zniszczeniom. Praktyka księgowa mówi o tym, że faktury w wersji elektronicznej powinniśmy przechowywać zgodnie z okresami rozliczeniowymi. Ta zasada pozwala sprawnie odszukać dokumentację.
Faktem jest, że elektroniczne faktury to duża wygoda dla każdej firmy. Można sprawnie wystawić dokumentację bez zużywania papieru.